Регламент работы Совета по этике ассоциации специалистов по управлению персоналом «Этичное сотрудничество»

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент определяет порядок работы Совета по этике ассоциации специалистов по управлению персоналом «Этичное сотрудничество» (далее - Совет по этике или Совет, Ассоциация соответственно) и регулирует вопросы, не урегулированные Уставом Ассоциации и Положением о Совете по этике.

1.2. Организационную работу Совета ведет секретарь Совета. Председатель Совета либо назначает секретаря Совета по этике своим решением, либо исполняет его функцию.

2. Работа с обращениями, связанными с этическими вопросами в сфере трудовых отношений, отношений, предшествующих, опосредующих и вытекающих из трудовых.

2.1. Обращения поступают на сайт Ассоциации либо по электронной почте Ассоциации.
В течение 2 рабочих дней со дня поступления обращения секретарь Совета регистрирует его.

2.2. После регистрации секретарь в течение 3 рабочих дней проводит предварительный анализ обращения, чтобы удостовериться, что оно относится к компетенции Совета по этике и подлежит рассмотрению Советом, а именно:

• проверяет, входит ли описанная в обращении ситуация в сферу интересов Совета;
• содержит ли обращение все обязательные признаки и материалы (описание ситуации, запрос, электронная почта для обратной связи);
• достаточно ли описана ситуация и необходим ли запрос дополнительных сведений;
• нет ли известного ему конфликта интересов;
• необходимо ли привлечь экспертов и каких.

В случае, если обращение не подлежит рассмотрению Советом по этике, секретарь уведомляет об этом заявителя с указанием на причину отказа в рассмотрении. При отсутствии контактных данных заявителя он не уведомляется об отказе.

2.3. По итогам анализа секретарь:

• анонимизирует обращение (присваивает ему номер и название, убирает указание на персональные данные);
• описывает предполагаемую этическую проблематику обращения;
• формирует состав привлекаемых экспертов;
• сообщает Председателю Совета о завершении подготовительной работы и готовности обращения к рассмотрению Советом по этике.

2.4. Секретарь Совета направляет подготовленное обращение членам Совета по этике, а также экспертам с предварительным согласованием их участия в работе Совета. В письме/сообщении он информирует всех о дедлайне представления позиции, формате обсуждения, возможности задавать вопросы.

2.5. Члены Совета и привлеченные эксперты рассматривают обращение, при необходимости через секретаря Совета задают уточняющие вопросы заявителю и по итогу дают свою структурированную позицию.
Позиция формируется по следующей структуре:

• правовой аспект (что говорит закон, какие правовые риски присутствуют);
• этический аспект (какие ценности и принципы затронуты);
• коммуникационный/управленческий аспект (как говорить с сторонами, какие шаги предпринять);
• рекомендации (что делать, чего избегать).

В позиции могут отсутствовать какие-либо элементы структуры.

2.6. В процессе подготовки позиции каждым участвующим в рассмотрении секретарь Совета организует обсуждение. Оно может вестись в электронной форме.

2.7. По итогам обсуждения члены Совета голосуют за окончательную позицию по каждому из элементов структуры. При равенстве голосов решающим является голос Председателя Совета. Привлеченные эксперты в голосовании не участвуют.
Член Совета вправе заявить принципиальную позицию, отличающуюся от принятого решения Совета. В этом случае особое мнение вместе с его обоснованием вносится в решение Совета как отдельная позиция члена Совета.

2.8. После голосования секретарь готовит ответ заявителю по следующей структуре:

• краткое описание ситуации;
• анализ этической дилеммы;
• мотивированное и обоснованное решение, предлагаемое Советом.

Подготовленный ответ секретарь согласовывает с Председателем Совета и участвующими в обсуждении членами Совета.
Срок обсуждения и подготовки итогового ответа - 20 рабочих дней. Срок может быть продлен Председателем Совета при необходимости, о чем сообщается заявителю.
В случае подачи обращения от члена Ассоциации специалистов по управлению персоналом "Этичное сотрудничество" срок обсуждения и подготовки итогового ответа сокращается до 15 рабочих дней.

2.9. Согласованный ответ Секретарь направляет заявителю вместе с запросом на обезличенную публикацию его ситуации, если ранее такое согласие не было дано заявителем.

2.10. При наличии согласия заявителя секретарь Совета организует публикацию ситуации на сайте Ассоциации.

3. Выступление в качестве медиатора в спорах в сфере интересов Совета

3.1. По запросу Совет по этике содействует сторонам спора в предупреждении и урегулировании трудовых, профессиональных, организационных и этических конфликтов.

3.2. Примирительная деятельность Совета по этике может включать:

• предварительные консультации;
• организацию переговоров;
• подготовку рекомендаций по снижению эскалации конфликта;
• участие нейтрального представителя Совета по этике в обсуждении;
• рекомендацию обратиться к профессиональному медиатору;
• подготовку проекта этического соглашения или протокола договоренностей.

3.3. Если в ходе примирительной процедуры стороны достигли договоренности, Совет по этике может оформить рекомендации или краткий протокол договоренностей, если стороны согласны на такое оформление.

3.4. Если примирение не достигнуто, Совет по этике вправе прекратить рассмотрение запроса.

4. Во всех остальных сферах и аспектах деятельности Совета по этике, не урегулированных настоящим Регламентом и вышестоящими актами, члены Совета по этике руководствуются законодательством, Уставом и локальными актами Ассоциации.